Privacyverklaring

Deze privacyverklaring heeft betrekking op aanmelding, inschrijving en deelname aan het onderwijs bij SKPO.

Inleiding

Zoals elke school in het primair onderwijs verwerken wij persoonsgegevens van onze leerlingen en hun verzorgers. Wij vinden het belangrijk u hierover duidelijkheid te geven. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe we omgaan met persoonsgegevens van u en van uw kind(eren). Hij is van toepassing op SKPO en alle daaronder vallende scholen.

Op de websites van de individuele SKPO-scholen vindt u een overzicht van externe leveranciers (en hun diensten/digitale leermiddelen) waarmee de school werkt, die persoonsgegevens verwerken. Deze overzichten maken deel uit van deze Privacyverklaring.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Als bevoegd gezag is het bestuur van SKPO verwerkingsverantwoordelijke. De SKPO-scholen ressorteren onder dit bevoegd gezag.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken persoonsgegevens vanaf de aanmelding van uw kind, bij de inschrijving, plaatsing en vervolgens gedurende zijn of haar deelname aan het onderwijs op onze school. Het gaat om de volgende (categorieën) gegevens:

Bij het aanmelden en inschrijven
Bij het aanmelden en inschrijven van uw kind, vragen we u via het Aanmeldformulier en het Inschrijfformulier diverse persoonsgegevens in te vullen. Wij vragen u in elk geval om:

Persoonsgegevens bij aanmelding:

Kind: achternaam, roepnaam, geslacht en geboortedatum, land, postcode, huisnummer, straatnaam.
Kind: relevante informatie om de ondersteuningsbehoeften te bepalen (optioneel), aanmelding op een andere basisschool.
Kind: voorgeschiedenis tot 4 jaar, met betrekking tot een VVE-indicatie, -programma en -duur, de naam van het kinderdagverblijf, de naam van de peuterspeelzaal (indien van toepassing).
Kind: voorgeschiedenis vanaf 4 jaar, met betrekking tot de school van herkomst (naam, plaats, laatste leerjaar + groep).
Verzorger: onderschrijving van de grondslag van de school.
Verzorger: achternaam, roepnaam, aanhef, relatie tot leerling, wettelijk gezag, telefoonnummer, e-mailadres.

Persoonsgegevens bij inschrijving:

Kind: achternaam, voornamen, roepnaam, geslacht, geboortedatum en -plaats, datum in Nederland (indien van toepassing), BSN (PGN), eerste nationaliteit, allergie en/of aandoening (optioneel), medicijngebruik (optioneel), land, postcode, huisnummer, straatnaam.
Kind: overige gegevens met betrekking tot broers/zussen op school en hun voor- en achternamen.
Verzorger: achternaam, roepnaam, aanhef, relatie tot leerling, wettelijk gezag, telefoonnummer, geboorteland, thuistaal, e-mailadres, informatie ontvangen via e-mail of post, toegang tot ouderportaal, land, postcode, huisnummer, straatnaam.
Noodnummers: naam, relatie tot leerling, telefoonnummer.

Tijdens het onderwijs en de begeleiding
Om onderwijs te kunnen verzorgen registreren wij gegevens over de vorderingen van uw kind op school, zoals het nummer van de groep, cijfers en voortgangsrapporten. Ook houden wij een verzuimregistratie bij. We stellen bij het verlaten van de school een onderwijskundig rapport op over de schoolvorderingen en leermogelijkheden van uw kind. Hierin staan gegevens over (toets)resultaten, ontwikkelingen, gedrag en verzuim. Wij leggen ook een schooladvies vast. Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om uw kind beter te kunnen begeleiden. Daaronder kunnen medische gegevens vallen zoals over dyslexie, ADHD of over een allergie. We kunnen ook persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om (digitale) leermiddelen aan te bieden. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een inlognaam en wachtwoord, een IP-adres van de school, de groep waarin uw kind zit en het niveau dat uw kind heeft. Met leveranciers waarmee we persoonsgegevens uitwisselen sluiten we vooraf een verwerkersovereenkomst af waarin afspraken staan over informatiebeveiliging en privacy. Verder kunnen wij persoonsgegevens van u en uw kind verwerken die verband houden met uw contact met de school, bijvoorbeeld wanneer u vragen of klachten aan ons heeft gericht of ten aanzien van bepaalde taken die u voor de school uitvoert. Wanneer u een betaling verricht aan de school, kunnen wij uw bankgegevens (IBAN) verwerken.

Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken de persoonsgegevens van u en uw kind voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

Om uw kind aan te melden en in te schrijven ten behoeve van het toelaten en plaatsen.
Voor het organiseren en geven van onderwijs en begeleiding aan uw kind, het geven van adviezen over onderwijs op basis van vorderingen van uw kind. We zijn in dit verband onder andere verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen in een leerlingvolgsysteem.
Om u op de hoogte te houden over de voortgang van uw kind.
Om (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden.
Ten behoeve van de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling.
Voor het berekenen, vastleggen en innen van een eventuele (ouder)bijdrage aan leermiddelen en/of buitenschoolse activiteiten.
Ten behoeve van interne en externe communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief.
Ten behoeve van buitenschoolse activiteiten zoals schoolreisjes en ouderactiviteiten.
Om ouders in de gelegenheid te stellen om contact met elkaar op te nemen.
Ten behoeve van de samenwerking van de scholen binnen SKPO en de verplichtingen die daaruit voortvloeien.
Om uw vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen, en deze in voorkomend geval voor te leggen aan het SKPO-bestuur.
Om samen met de SKPO-leerlingen een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal.
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons en/of op SKPO rusten, waaronder verplichtingen uit hoofde van de Wet op het Primair Onderwijs.

Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is:

Een wettelijke verplichting: We zijn in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens van uw kind te verwerken. Deze verplichting kan ook het delen van bepaalde persoonsgegevens binnen SKPO voor verdere verwerking zijn. Zo zijn wij verplicht om een leerlingvolgsysteem te gebruiken om de vorderingen en resultaten bij te houden van onze leerlingen. Daarnaast zijn wij zoals iedere school verplicht om een onderwijskundig rapport op te stellen wanneer uw kind naar een andere school gaat. Ten slotte hebben wij bepaalde wettelijke verplichtingen ten aanzien van de kwaliteit van het onderwijs dat wij aanbieden. Ook hiervoor kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van u en uw kind te verwerken.
Een taak van algemeen belang: Het kan noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van uw kind te verwerken ten behoeve van de uitvoering van een taak van algemeen belang die op de school en/of op SKPO rust. Een dergelijke taak bestaat hoofdzakelijk uit het organiseren van onderwijs en begeleiding. Het kan ook voorkomen dat wij persoonsgegevens verwerken om deze te verstrekken aan een orgaan in verband met diens publiekrechtelijke taak, zoals het bevoegde orgaan voor de inspectie (de Onderwijsinspectie). In dit kader moeten we een gedegen administratie voeren.
Toestemming: Voor het verwerken van een aantal specifieke persoonsgegevens vragen we vooraf uw toestemming, zoals voor het gebruik van foto’s of video’s van uw kind in de schoolgids, de website of op onze sociale media accounts. U kunt uw toestemming te allen tijde wijzigen door het formulier Toestemmingsverklaring opnieuw in te vullen en ondertekend te verstrekken aan de school.

Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

We delen uw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs. We kunnen gegevens delen met:

SKPO: De school kan gegevens over uw kind delen met SKPO, bijvoorbeeld in het kader van het bewaken van de onderwijskwaliteit en het volgen van de strategische voortgang van de school. Daarnaast heeft SKPO bepaalde protocollen voor alle aangesloten scholen vastgesteld, bijvoorbeeld ten aanzien van veiligheid op school en klachtenprocedures. Ook dit kan gepaard gaan met het delen van persoonsgegevens.

Ten behoeve van de continuïteit en kwaliteit van het onderwijs van de school, hebben daartoe geautoriseerde bovenschoolse medewerkers toegang tot (administratie)systemen waarin persoonsgegevens van leerlingen en hun verzorgers zijn vastgelegd. Ook kan de school hiertoe persoonsgegevens delen. In dit verband koopt SKPO centraal administratieve systemen in zoals ParnasSys (leerlingenadministratie en leerlingvolgsysteem) en LDOS (portaal voor overdracht van gegevens van het Primair Onderwijs naar het Voortgezet Onderwijs).

SKPO kan centraal digitale administratie, ICT- of andere systemen en leermiddelen inkopen, waarvan de aangesloten scholen gebruik (kunnen) maken. SKPO kan in dat geval toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens om de kwaliteit waarborgen.

Overheidsinstanties: Wij delen de persoonsgegevens van uw kind met overheidsinstanties als dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. We zijn bijvoorbeeld verplicht gegevens te delen met bevoegde instanties zoals de Onderwijsinspectie en de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Ook moeten wij persoonsgegevens van uw kind delen wanneer hij of zij naar een andere school gaat; deze zijn vastgelegd in het onderwijskundig rapport. Bij een vermoeden van huiselijk geweld doen we (conform protocol) een melding bij Veilig Thuis of een andere daartoe aangewezen en bevoegde instantie. De ontvangende overheidsinstantie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet zich houden aan de toepasselijke privacy verplichtingen.
Externe leveranciers: We maken gebruik van een aantal diensten van derden om het onderwijs te ondersteunen. Met deze leveranciers, die daartoe persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Het gaat bijvoorbeeld om leveranciers van administratiesystemen en leerlingvolgsystemen, zoals ParnasSys en LDOS, en de Bibliotheek Eindhoven. Daarnaast gebruiken we digitale leermiddelen, die we onder andere aanbieden via de portal van Stichting Basispoort.

Op de websites van de SKPO-scholen vindt u een overzicht van externe leveranciers (en hun diensten/digitale leermiddelen) waarmee de school werkt, die persoonsgegevens verwerken. Als u wilt weten hoe de leveranciers van digitale leermiddelen omgaan met leerlinggegevens, kunt u dat nalezen in de daarin opgenomen privacy bijsluiters.

Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hiervoor aanvullende afspraken zijn gemaakt met deze derden, of wanneer maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind is gewaarborgd.

Zijn uw persoonsgegevens veilig?

Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij van u en uw kind verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben ook met leveranciers van (onder andere) onze administratiesystemen en leerlingvolgsystemen afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens van u en uw kind?

Wij bewaren persoonsgegevens alleen voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in deze Privacyverklaring en volgen hierbij de landelijke richtlijnen.

Verzoeken om inzage, correctie en verwijdering

Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Deze rechten kunt u ook uitoefenen namens uw kind. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens van uzelf of van uw kind of vragen dit gebruik te beperken. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen naar het contactadres onderaan deze Privacyverklaring. Geef daarbij duidelijk aan welke persoonsgegevens u wil inzien, corrigeren of verwijderen.

Aanpassingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van u vragen en de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij passen daarom van tijd tot tijd onze Privacyverklaring aan en raden u aan om deze regelmatig te raadplegen.

Contact

Heeft u een vraag, verzoek of klacht over de verwerking van persoonsgegevens op school? Neem dan contact op met de IBP-contactpersoon of de directeur van de school. U kunt ook terecht bij de Privacy Officer van SKPO, via ibp-adviseurs@skpo.nl of 040-2595320.

Daarnaast kunt u rechtstreeks contact opnemen met Functionaris Gegevensbescherming van SKPO, die onafhankelijk intern toezicht houdt op en adviseert over de naleving van de privacywetgeving door het bestuur en de SKPO-scholen (fg@skpo.nl of 040-2595326).

In goed overleg helpen wij u graag met het vinden van een antwoord of oplossing. Indien gewenst, kunt u zich ook rechtstreeks wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.